Blog

Waarom heb ik een scheduling tool zoals Microsoft Project nodig?

Stijn Van de Vonderby Stijn Van de Vonder | In MS Project, Primaned Blog, Tools |

Deze blog post behoort tot onze serie Essentials of Data-driven Project Management.

Data driven projectmanagement

De taak van een projectmanager is in essentie niets anders dan het nemen van allerlei beslissingen die het verloop en het resultaat van het project beïnvloeden.

Dat klinkt eenvoudig, maar projecten hebben een aantal typische eigenschappen die het nemen van zulke beslissingen compliceren:

  1. Projecten zijn per definitie eenmalig en uniek en daardoor onderhevig aan heel wat onzekerheid.
  2. Typisch werken meerdere mensen samen aan projecten, vaak ook mensen die niet op lange termijn samenwerken en waar geen zuiver hiërarchische relatie tussen bestaat.
  3. Projecten hebben vaak een deadline die zorgt voor tijdsdruk.

Goede projectmanagers hebben vaak een sterk ontwikkeld buikgevoel, maar toch zijn wij overtuigd dat beslissingen best genomen worden gebaseerd op observaties en data. Hoe we data kunnen omvormen in de juiste inzichten en de juiste beslissingen om uw project succesvol te maken, wel dat is onze specialisatie.

Wat is planning?

Een project bestaat typisch uit een hele resem activiteiten die door verschillende mensen worden uitgevoerd. Hierbij hebben deze projectteamleden een grote graad van autonomie om hun werkzaamheden uit te voeren. Toch, mogen we bij projecten nooit vergeten dat activiteiten met elkaar in relatie staan en dat het project in zijn geheel een deadline heeft. Iemand moet dus erover waken dat al deze activiteiten elkaar opvolgen zodat het project succesvol kan opgeleverd worden.

Dat is exact de sterkte van een sterke planning in een tool zoals Microsoft Project. Door gebruik te maken van de kritieke pad methode wordt de verwachte einddatum van een project berekend en bewaakt. Planningssoftware zal voor elke activiteit berekenen hoeveel marge deze heeft. De activiteiten met de kleinste marge worden kritiek genoemd en verdienen de aandacht van de data-driven projectmanager.

Dynamisch

In Excel kan ik toch ook rekenen? Juist, maar een tool zoals MS Project heeft twee grote voordelen om een project te plannen. Ten eerste is het gemaakt om te plannen en zijn volgorderelaties, resources, GANTT charts, … zeer eenvoudig te gebruiken. Geen reden om deze in Excel na te bouwen. Na een goede opleiding is Microsoft Project echt wel effectiever en efficiënter om een goede planning op te stellen. Ten tweede, en belangrijker, MS Project is van nature dynamisch. Van zodra er een vertraging optreedt binnen een project, wordt deze geregistreerd en zal de rest van het project herrekend worden.  Hoeveel is er afgeweken van het originele plan? Zijn er andere activiteiten kritiek geworden? Haal ik mijn deadlines nog? Allemaal inzichten die onmiddellijk aanwezig zijn en die de projectmanager in staat stellen om de juiste beslissing te nemen, gebaseerd op data, wel te verstaan.

Activiteiten vs. taken

De activiteiten van een project hebben als doel hebben om de “flow” van het project te modelleren en de voortgang te bewaken. De kritieke pad methode is de laatste decennia minder geschikt gebleken om een dagdagelijkse werkverdeling voor het projectteam op te stellen en op te volgen. De planning  wordt dan snel te gedetailleerd of te veel aanzien als micro-management. Andere oplossingen bestaan (zie bv. blog lean) om detailtaken te plannen. Maar dit doet geen afbreuk aan het enorme belang van traditioneel plannen om het overzicht te bewaken en uw projectdoelstellingen te behalen. Meer taak-gedreven systemen en traditionele planning zijn geen “of-of” verhaal, maar een “en-en” verhaal.

Besluit

Om een project succesvol te sturen worden beslissingen van de projectmanager best gebaseerd op observeerbare data. Planning is één van de belangrijkste fundamenten voor data-driven project management. Een dynamische planning zal de projectmanager waardevolle inzichten geven zodat hij / zij het project naar succes kan leiden.

Tags: , ,

Leave a comment